Politique de protection de la vie privée

ELTRONA INTERDIFFUSION, établie et ayant son siège 4-8, rue de l’Aciérie, L-1112 Luxembourg, ci-après « la Société », traite des données à caractère personnel (ci-après « DCP ») relatives à des personnes physiques dans le cadre de ses activités commerciales. En sa qualité de Responsable du Traitement des données, la Société souscrit au respect des règles de protection des DCP qui sont autant de facteurs de transparence et de confiance à l’égard des personnes concernées.

La présente politique générale en matière de protection des DCP entend décrire la manière dont les DCP sont utilisées et protégées par la Société selon le type de relation concernée.

Champ d’application

La politique de protection des DCP de la Société énonce les principes et lignes directrices de ses obligations en tant que « Responsable du Traitement » (personne qui détermine les finalités et les moyens de traitement des DCP) découlant du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des DCP et à la libre circulation de ces données, entrant en vigueur le 25 mai 2018 (ci-après « le Règlement »).

Données collectées

Les données collectées se limitent à celles nécessaires à la réalisation des finalités identifiées par la Société.

Elles sont notamment recueillies :

• lors de l’entrée en relation d’affaires et au cours de celle-ci (p.ex. contacts avec nos vendeurs, mises à jour de vos données client, participations aux enquêtes, …) ;
• lorsque vous utilisez nos naviguez sur nos sites Internet ;
• lorsque vous remettez à la Société un dossier de candidature pour un emploi ;
• auprès de tiers (p.ex. autorités communales) ;

Différentes catégories de DCP sont collectées dans le respect des dispositions légales :

• les données d’identification personnelles (p. ex. le nom, la date et lieu de naissance, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse email, …) ;
• les données d’identification bancaires (p. ex. le numéro de compte bancaire) ;
• les données liées au comportement et aux préférences en ligne lors de la navigation sur nos sites Internet. De plus amples informations sont disponibles dans notre politique de cookies en page 6 de ce document ;
• les enregistrements vidéo à l’intérieur et aux alentours de nos bâtiments ;
• les enregistrements de certaines conversations téléphoniques ;
• les enregistrements des communications électroniques ;
• les données qui servent à évaluer les capacités d’un candidat à un poste (p. ex. les diplômes, les expériences professionnelles, les formations).

Les DCP que vous communiquez concernant des tiers (propriétaire, locataire, …), sont traitées au même titre que vos DCP, en fonction des prestations et finalités correspondantes. Il vous incombe d’en informer les personnes concernées.

Conditions de licéité des traitements de DCP

L’ensemble des traitements de DCP effectués par la Société se base sur une des conditions de licéité suivantes :

• les obligations légales et réglementaires, p.ex. en matière de commerce et de reportings réglementaires aux autorités ;
• l’exécution d’un contrat, y compris les mesures précontractuelles, p.ex. l’exécution et l’enregistrement de vos abonnements ;
• les intérêts légitimes de la Société, p.ex. les actions commerciales auprès de la clientèle, telles que la prospection, la publicité, la gestion d’évènements-client ;

Profilage et décisions individuelles automatisées

La Société peut être amenée à faire usage du profilage, c’est-à-dire toute forme de traitement automatisé de DCP consistant à utiliser ces DCP pour évaluer certains aspects personnels relatifs à une personne physique, notamment pour rechercher ou identifier des catégories de personnes relativement homogènes susceptibles d’être intéressées par un nouveau produit. Dans ce contexte, vos DCP peuvent être traitées dans l’intérêt légitime de la Société :

• à des fins commerciales, dans le but de fournir les services les mieux adaptés à vos besoins, notamment la promotion de produits et services complémentaires aux services déjà souscrits, les actions de marketing (newsletter, invitations à des évènements, participation à des jeux,…) ;
• à des fins de catégorisation des abonnements, de l’envoi de propositions et de recommandations commerciales personnalisées
• à des décisions fondées exclusivement sur des traitements automatisées, basés sur un algorithme afin de vous offrir rapidement des services adaptés. L’outil procède alors à une évaluation de ces réponses afin de déterminer les abonnements les mieux adaptées à votre profil.

Droit de s’opposer à certains traitements (Opt-Out)

Vous avez la possibilité de vous opposer à certains traitements décrits ci-dessus :

• Opt-Out concernant la catégorisation des abonnements ;
• Opt-Out concernant l’ensemble des communications et actions commerciales (mailings, invitations à des conférences, jeux concours, …).

Ce droit d’opposition peut s’exercer par courrier à l’adresse suivante :

Eltrona Interdiffusion S.A

OPT-OUT

M. Marcel Kirtz

4-8, Rue de l’Aciérie

L-112 Luxembourg

ou par message email à: privacy@eltrona.lu

en indiquant OPT-OUT dans le titre du mail

Consentement

Dans la mesure où certains traitements de DCP reposent sur votre consentement, il n’y sera procédé qu’après l’avoir explicitement recueilli. Un consentement donné peut à tout moment être retiré, selon les mêmes modalités que celles prévues pour l’opt-out.

Transfert de vos données vers des tiers

La Société transfère des DCP à des tiers (p.ex. : prestataires de services externes, autorités publiques) dans le cadre de ses activités, lorsque des dispositions légales, réglementaires ou contractuelles l’y autorisent ou l’y obligent. Ces tiers sont par ailleurs eux-mêmes tenus de respecter les obligations légales ou contractuelles en matière de protection des données personnelles en tant que Responsable du Traitement ou Sous-traitant.

Transfert de vos données hors Espace économique européen

Vos DCP ne sont transférées par la Société en dehors de l’Espace économique européen (« EEE ») que si une disposition légale ou réglementaire l’y contraint. Conformément au Règlement, la Société veillera, pour les pays hors EEE en question, à l’existence d’une décision d’adéquation rendue par la Commission européenne ou à ce que des garanties appropriées aient été mises en place.

Durée de conservation de vos données

La Société conserve vos DCP conformément à ses obligations légales ou pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Sécurité de vos données

La Société s’engage à protéger et sécuriser vos DCP afin d’assurer leur confidentialité et empêcher leur destruction, leur perte, leur modification ou leur divulgation.

A cette fin, la Société a mis en place des mesures de protection physiques, techniques, organisationnelles et procédurales :

• le personnel de la Société est sensibilisé à la protection des DCP via des formations internes, des notes régulières, la diffusion de bonnes pratiques… ;
• la Société garantit que toutes les mesures nécessaires à la protection des DCP sont intégrées dès la conception (« Privacy by Design »), que ce soit dans les nouvelles applications technologiques ou commerciales, ou dans des applications existantes pour lesquelles des fonctionnalités sont ajoutées, remplacées ou modifiées ;
• a Société garantit par défaut le plus haut niveau possible de protection des DCP qu’elle traite (« Privacy by Default »). Par défaut, seules les données susceptibles d’être réellement utilisées doivent être collectées et stockées. Cette règle s’étend à la quantité de DCP, l’étendue du traitement, la durée de conservation des données et l’accessibilité des données. Les catégories particulières de DCP (données sensibles) font l’objet de mesures de sécurité renforcées ;
• En matière de sous-traitance de traitements de DCP, la Société impose contractuellement à ses sous-traitants de présenter les mêmes garanties de sécurité des DCP ;
• La Politique de Sécurité de la Société garantit un niveau de protection des DCP conforme au Règlement.

Toutes ces mesures sont revues régulièrement et actualisées.

Notification

En cas de violation de DCP, la Société, comme prévu dans le GDPR, notifie ce fait à la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD) dans les meilleurs délais et, si possible, 72 heures au plus tard après en avoir pris connaissance. Au cas où cette violation concerne vos DCP et si l’incident est susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, la Société vous en informera, dans les meilleurs délais.

Vidéo-surveillance et enregistrements téléphoniques

La Société se réserve le droit de faire usage de la vidéo-surveillance à l’intérieur et aux alentours nos bâtiments (magasins, parkings, bureaux, …) afin de garantir votre sécurité et celle de son personnel, ainsi que le respect des biens et installations.

Les enregistrements vidéo sont conservés, sauf mention contraire, pour une durée de 30 jours en vue de servir de preuves d’un délit ou dommage ou encore aux fins d’identification d’une personne (témoin, victime, …).

Pour des besoins de contrôle et de certification, la Société est tenue de procéder à l’enregistrement de conversations téléphoniques concernant des communications commerciales. Il est entendu que ces enregistrements restent couverts par le secret professionnel et qu’ils ne peuvent servir à d’autres fins que celles indiquées ci-avant.

Utilisation spécifique de vos données

Cookies

Les cookies sont de petits fichiers texte qui peuvent être stockés dans l’ordinateur du visiteur d’un site web par son navigateur web. Ils permettent de créer des paramètres personnels de fonctionnement sur le site Web. Les cookies sont utilisés par ELTRONA pour analyser l’utilisation de notre site web sous une forme anonyme ou pseudonymisée et pour offrir à l’utilisateur des fonctionnalités avancées. L’utilisation du site web n’est pas possible sans cookies. La plupart des navigateurs sont configurés pour accepter automatiquement les cookies. En général, vous pouvez empêcher le stockage de cookies sur votre disque dur en sélectionnant « Ne pas accepter les cookies » dans les paramètres de votre navigateur. Vous pouvez également configurer votre navigateur pour demander l’autorisation avant de stocker les cookies. Enfin, vous pouvez supprimer les cookies précédemment définis à tout moment. Veuillez vous reporter aux instructions de votre navigateur pour obtenir des instructions sur la façon de mettre en œuvre cette mesure.

Utilisation de Google Analytics

Notre site utilise Google Analytics. Ce service permet d’analyser les accès aux sites Web de Google Inc. (« Google ») et nous permet d’améliorer notre présence sur Internet. Les informations collectées au moyen d’un cookie (adresse IP, temps d’accès, durée d’accès) sont transmises aux serveurs de Google aux États-Unis et y sont stockées. L’évaluation de leurs activités sur notre site Web nous est transmise sous forme de rapports. Google peut transmettre les informations collectées à des tiers, si la loi l’exige ou si des tiers traitent ces données pour le compte de Google.

Cependant, les codes de suivi Google de notre offre internet utilisent la fonction « anonymisée », ainsi les adresses IP sont traitées uniquement raccourcies, afin d’exclure une éventuelle relation personnelle directe avec vous. Vous pouvez également empêcher l’installation de cookies de Google Analytics en configurant votre logiciel de navigation en conséquence. Dans ce cas, cependant, il peut arriver que vous ne puissiez pas utiliser toutes les fonctionnalités de notre site web. Certaines extensions de navigateur existent qui vous permettent de désactiver et de contrôler le suivi Google Analytics.

En utilisant notre site Web, vous acceptez le traitement des données recueillies à votre sujet par Google.

Utilisation de vos données à des fins d’information et de publicité

En plus de fournir nos services, nous utilisons également vos données personnelles pour communiquer avec vous au sujet de nos offres ou promotions marketing et pour vous recommander d’autres services susceptibles de vous intéresser. En particulier, ces offres contiennent des références à de nouvelles offres télématiques et audiovisuelles en ligne avec les finalités de traitement actuelles.

Plus spécifiquement, nous pouvons utiliser vos données personnelles pour vous envoyer :

• des informations par e-mail sur nos offres de service si vous avez créé un compte utilisateur et que vous avez explicitement opté ;
• une newsletter si vous avez explicitement choisi de la recevoir sur notre site Web ou dans l’un de nos courriels d’information en cliquant sur un lien indiquant que vous souhaitez recevoir notre bulletin d’information.

Si vous ne souhaitez plus recevoir d’information ou de newsletters de notre part par e-mail, vous pouvez vous opposer à tout moment en nous contactant ou en utilisant le lien que vous trouvez dans chacun de nos mails ou newsletters.

Vos droits

Le Règlement vous confère une série de droits sur vos DCP traitées par la Société :

• droit d’accéder à vos DCP et le cas échéant d’obtenir une copie de ces données ;
• droit de demander la rectification ou la mise à jour de vos DCP, si vous jugez qu’elles sont incomplètes ou incorrectes ;
• droit d’obtenir l’effacement de vos DCP, à moins qu’un motif légitime ne justifie leur conservation ;
• droit de vous opposer à tout moment aux traitements de vos DCP assortis d’une possibilité d’optout, à moins qu’un motif légitime ne prévale sur vos intérêts et vos droits et libertés ;
• droit de demander la limitation du traitement de vos DCP ;
• droit à la portabilité de certaines DCP, c’est-à-dire les recevoir dans un format structuré couramment utilisé, lisible par machine afin de les transmettre à un autre Responsable de Traitement.

Si vous souhaitez exercer l’un des droits cités ci-dessus, vous pouvez envoyer votre demande par courrier à l’adresse suivante :

Eltrona Interdiffusion S.A.

M. Marcel Kirtz – PRIVACY

4-8, Rue de l’Aciérie

L-112 Luxembourg

ou par message email à privacy@eltrona.lu

en indiquant PRIVACY dans le titre

Dans un souci de confidentialité et de protection des données, la Société doit s’assurer de votre identité avant de répondre à votre demande. Ainsi, toute demande devra être accompagnée d’une photocopie ou d’un scan d’une pièce d’identité.

La Société s’efforcera de donner suite à votre demande dans les meilleurs délais et dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Selon la complexité de la demande ou du nombre de demandes à traiter, la Société a la possibilité de prolonger ce délai de deux mois. Vous serez informé de cette prolongation et des motifs du report dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.

La Société se réserve le droit de refuser la demande si elle est dans l’impossibilité de vous identifier de manière certaine ou si elle juge la demande excessive ou infondée. Vous serez informé des motifs du refus dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. La Société peut également exiger le paiement de frais raisonnables en cas de demandes infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif.

Si vous n’êtes pas satisfait de la suite donnée à votre demande, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale pour la Protection des Données (informations sur le site www.cnpd.public.lu).

Si vous n’êtes pas satisfait du traitement réservé à vos DCP, vous pouvez adresser une réclamation par courrier à l’adresse :

Eltrona Interdiffusion S.A.

Service Clients – DCP

4-8, Rue de l’Aciérie

L-112 Luxembourg

ou par message email à service-clients@eltrona.lu

en indiquant DCP dans le titre

Contact

Si vous avez des questions en matière de protection des DCP, vous pouvez contacter le responsable du traitement des données par courrier à l’adresse suivante :

Eltrona Interdiffusion S.A.

M. Marcel Kirtz – INFO-DCP

4-8, Rue de l’Aciérie

L-112 Luxembourg

ou par message email à privacy@eltrona.lu

en indiquant INFO-DCP

Révision de la politique

La présente politique est revue une fois par an et également lorsque les pratiques ou la réglementation l’imposent. Chaque nouvelle version sera soumise à l’approbation du Data Protection Committee de la Société avant publication.